نوشتن درخواست استعلام (RFQ) برای تأمین B2B: چه چیزی بنویسیم تا قیمت‌های قابل‌مقایسه بگیریم
درخواست استعلام (RFQ) سندی است که خریدار برای دریافت قیمت و شرایط به تأمین‌کنندگان می‌فرستد. استعلام مبهم، پیش‌فاکتور مبهم می‌آورد: تأمین‌کنندگان به پرسش‌های متفاوتی پاسخ می‌دهند، فرض‌های متفاوتی اضافه می‌کنند و قیمت‌ها قابل مقایسه نیستند. استعلام روشن چند روز رفت‌وبرگشت را حذف می‌کند و تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند. این راهنما فهرست می‌کند یک استعلام خوب برای تأمین B2B چه چیزهایی باید داشته باشد.
۱. شما کیستید و پروژه چیست
نام شرکت، شخص تماس و توضیحی یک‌پاراگرافی درباره پروژه یا نیاز را بنویسید. وقتی تأمین‌کننده هدف را بداند، نه فقط کالا را، اغلب گزینه‌های بهتری پیشنهاد می‌دهد.
۲. مشخصات فنی دقیق
دقیقاً بنویسید چه می‌خواهید: مدل یا نوع، ابعاد، جنس، عملکرد، استانداردها و گواهی‌ها. اگر چیزی انعطاف‌پذیر است همین را بگویید و اگر الزامی است، الزامی بودنش را مشخص کنید. در صورت لزوم نقشه، دیتاشیت یا یک محصول مرجع پیوست کنید. چک‌لیست مشخصات فنی صندلی اداری ما نمونه‌ای است از اینکه مشخصات یک دسته کالا چقدر می‌تواند دقیق باشد.
۳. مقدار و مراحل تحویل
مقدار کل، واحد اندازه‌گیری و اینکه تحویل یک‌جا است یا مرحله‌ای را بنویسید. مقدار بر قیمت اثر دارد؛ پس اگر ممکن است بعداً بیشتر سفارش دهید یا قیمت برای چند مقدار می‌خواهید، ذکر کنید.
۴. الزامات تحویل
نشانی تحویل یا بندر مقصد و تاریخ مورد نیاز را بدهید. شرط تجاری (اینکوترم) را مشخص کنید، چون تعیین می‌کند هزینه حمل و بیمه و ریسک در هر مرحله با چه کسی است؛ راهنمای اینکوترمز ما را ببینید. محدودیت‌های محل مانند ساعات تردد یا تجهیزات تخلیه را هم ذکر کنید.
۵. بسته‌بندی، علامت‌گذاری و مدارک
الزامات بسته‌بندی یا برچسب‌گذاری و مدارک مورد نیاز مانند فاکتور تجاری، لیست بسته‌بندی، گواهی مبدأ و گواهی‌های کیفیت یا آزمون را فهرست کنید. برای محصولات غذایی و کشاورزی فهرست بلندتر است؛ چک‌لیست مدارک صادرات ما را ببینید.
۶. شرایط تجاری
ارزی که قیمت باید در آن باشد، شرایط پرداخت قابل ارائه و مدت اعتبار پیش‌فاکتور را بنویسید. از تأمین‌کننده بخواهید نشان دهد قیمت چه چیزی را شامل می‌شود و چه چیزی را شامل نمی‌شود تا هزینه حمل، نصب، مالیات یا عوارض بعداً کشف نشود.
۷. نمونه، گارانتی و خدمات پس از فروش
بنویسید پیش از سفارش نمونه لازم دارید یا نه و چه گارانتی و پشتیبانی پس از فروش انتظار دارید. برای تجهیزات، مدت گارانتی، دسترسی به قطعات یدکی و مسئول خدمات را بپرسید.
۸. چگونه پاسخ‌ها را ارزیابی می‌کنید
معیارهای تصمیم‌گیری را به تأمین‌کنندگان بگویید: قیمت، زمان تحویل، انطباق فنی، سوابق، شرایط پرداخت. مهلت پرسش و ارسال پیش‌فاکتور را تعیین کنید و یک نقطه تماس بدهید تا همه تأمین‌کنندگان اطلاعات یکسان را همزمان دریافت کنند.
یک قالب کوتاه RFQ
- شرکت، شخص تماس، خلاصه پروژه
- مشخصات کالا، استانداردها، الزامات اجباری و اختیاری
- مقدار، واحد، تحویل یک‌جا یا مرحله‌ای
- مقصد، تاریخ مورد نیاز، شرط تجاری
- بسته‌بندی، برچسب، مدارک مورد نیاز
- ارز، شرایط پرداخت، اعتبار پیش‌فاکتور
- نمونه، گارانتی، خدمات پس از فروش
- معیارهای ارزیابی و مهلت‌ها
اشتباهات رایج
- درخواست قیمت بدون ذکر مقدار یا محل تحویل.
- مشخص نکردن شرط تجاری، که باعث می‌شود پیش‌فاکتورها تقسیم هزینه متفاوتی را فرض کنند.
- مقایسه فقط قیمت واحد، بدون بررسی اینکه چه چیزی شامل شده است.
- ارسال اطلاعات متفاوت به تأمین‌کنندگان مختلف.
جمع‌بندی
استعلام خوب مشخص و کامل است و برای همه تأمین‌کنندگان یکسان. اگر هنوز همه جزئیات را ندارید، همان‌قدر که می‌دانید بفرستید؛ ما می‌گوییم برای یک پیشنهاد دقیق چه چیز دیگری لازم است. می‌توانید مستقیماً از فرم درخواست استعلام B2B ما شروع کنید.
